Digitalisasi arsip merupakan salah satu inovasi berdasarkan kemajuan teknologi dalam bidang penyimpanan data dan dokumen. Apa sebenarnya maksud dari langkah tersebut? Apa saja manfaatnya? Lalu, bagaimana langkah pelaksanaannya? Simak hingga akhir artikel, agar Anda mendapatkan penjabaran selengkapnya!

Pengertian Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip adalah proses pengalihan media yang berformat fisik (seperti kertas), menjadi bentuk digital. Secara sederhana, caranya adalah dengan memindai (scan) dokumen atau data yang masih berbentuk fisik, kemudian disimpan dalam format elektronik, seperti PDF, TIFF, atau JPEG.

Tujuan utama pengubahan penyimpanan arsip ke digital adalah menambah umur dari data atau dokumen tersebut. Sebab, jika menggunakan media seperti kertas, bisa rusak seiring waktu atau akibat gangguan hama. Terlepas dari itu, faktanya banyak manfaat yang didapat melalui langkah tersebut.

Baca Juga: Memahami Konsep Digitalisasi Pendidikan di Indonesia

Manfaat Penyimpanan Arsip Secara Digital

Apa saja manfaat melalui praktek pengubahan model penyimpanan arsip tersebut?

1. Meningkatkan Efisiensi 

Arsip berbentuk digital lebih mudah dalam hal pencarian dan aksesnya, daripada format fisik. Faktor yang satu ini tentunya menghemat waktu dan tenaga dalam proses pencarian, pengambilan, maupun pengiriman dokumen. Tidak perlu melalui ekspedisi, bisa memanfaatkan aplikasi perpesanan atau komputasi awan, file terkirim.

2. Meningkatkan Keamanan 

Digitalisasi arsip selain lebih aman dari kerusakan, sebagaimana disebutkan di atas, juga meminimalisir kehilangan dan tindakan pencurian daripada arsip fisik. Selain itu, arsip digital juga lebih mudah soal backup, sehingga masih ada file cadangan, jika terjadi sesuatu pada data utama.

4. Menghemat Ruang Penyimpanan

Arsip dalam bentuk digital mengkonsumsi ruang penyimpanan jauh lebih sedikit daripada arsip fisik. Selain menghemat kapasitas penyimpanan perangkat, hal ini sekaligus membantu Anda mencegah pengeluaran biaya lebih besar untuk membeli ruang penyimpanan baru. 

5. Mempermudah Kolaborasi 

Kemudahan akses dan pembagian (sharing) arsip digital memberi efek lain, yaitu proyek kolaborasi menjadi lebih mudah diwujudkan. Diskusi melalui dokumen yang Anda kirimkan secara digital, akan mendapatkan respon dan imbal balik lebih cepat, sehingga proyek juga lebih cepat rampung.

Baca Juga: Digitalisasi UMKM: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Langkah-Langkah Digitalisasi Arsip

Jika ingin mempraktekkan langkah di atas, maka ada SOP digitalisasi arsip yang wajib Anda kerjakan secara runut. Apa saja?

1. Langkah pertama adalah perencanaan yang matang sebelum memulai proses mendigitalisasi arsip yang Anda miliki. Termasuk di dalamnya menentukan jenis arsip, total anggaran, dan jumlah sumber daya. 
2. Berikutnya, mulai siapkan arsip fisik yang akan Anda ubah ke format digital. Sebelumnya, pastikan arsip dalam kondisi cukup baik, setidaknya tampak jelas ketika pemindaian berlangsung.
3. Selanjutnya adalah langkah pemindaian dengan menggunakan scanner yang berkualitas serta terstandarisasi SNI.
4. Penamaan dan pengorganisasian menjadi langkah berikutnya, yaitu dengan memberikan nama dan organisasikan arsip digital dengan baik. Hal ini dapat memudahkan jika sewaktu-waktu file dibutuhkan.
5. Kemudian, dalam digitalisasi arsip, pastikan menyimpannya pada media penyimpanan yang kapasitasnya cukup, tahan lama, dan teruji kredibilitasnya. 
6. Terakhir adalah mengamankan arsip digital memakai password, enkripsi, maupun kontrol akses lainnya. Tujuannya, mencegah akses yang tidak sah dan menjaga kerahasiaan data.

Baca Juga: Digitalisasi Desa: Pengertian, Manfaat dan Contohnya

RackH, Layanan Cloud Hosting Terbaik

Supaya tujuan dan manfaat dari praktek digitalisasi arsip tercapai dengan baik, Anda bisa mengandalkan RackH melalui layanan Cloud Hosting-nya. Pasalnya, Anda dapat menyimpan arsip yang telah tersimpan dalam format digital pada penyimpanan komputasi awan milik RackH tanpa was-was.

Dokumen itu terjamin aman, tidak mudah disabotase, dan tentu saja kecepatan aksesnya sangat tinggi. Sebab, bukan semata-mata speed akses internet yang menentukan keberhasilan penyimpanan arsip secara digital, melainkan bersamaan juga dengan server komputasi awan yang digunakan. Yuk, beralih ke RackH sekarang juga!