Surat elektronik mempermudah pertukaran informasi karena Anda tidak perlu keluar rumah dan menuju kantor pos untuk mengirimkan pesan. Namun, tahukah Anda mail server adalah komponen yang berperan penting dalam urusan surat elektronik? Apakah Anda tahu bagaimana teknologi ini bekerja?

Pengertian Mail Server

Secara teori, proses transfer data pada email tidak seefisien yang Anda kira. Pasalnya prosesnya data tersebut harus melalui rute yang cukup kompleks serta melalui serangkaian server sebelum mencapai tujuan. 

Oleh karena itu, persuratan elektronik ini membutuhkan sebuah teknologi yang mampu menaungi manajemen transfer data pada email. Teknologi tersebut melibatkan serangkaian protokol dan proses yang rumit untuk memastikan keamanan dan integritas data dan pengguna saat proses transfer data.

Sederhananya, pengertian mail server merujuk pada komponen yang bertugas memastikan jalur dan proses pengiriman data terealisasi dengan sempurna. Komponen ini mirip jasa pengiriman yang bertugas menyortir dan mengirimkan paket sesuai alamat tujuan.

Dalam teknologi ini, terdapat dua protokol aktif, yakni server masuk (IMAP dan POP3) dan juga server keluar (SMTP). Protokol server masuk berfokus pada penerimaan, penyimpanan, dan memungkinkan pembacaan email tanpa pengunduhan. Sedangkan server keluar fokus pada pengiriman email.

Baca Juga: SMTP, Protokol Penting untuk Kirim Email Bisnis, Ini Cara Kerjanya

Cara Kerja Mail Server

Untuk menjalankan tugasnya, teknologi ini akan melalui beberapa tahapan. Berikut ini penjelasannya!

1. Pengiriman Pesan

Ketika pengguna melakukan pengiriman pesan melalui email, proses awal akan bermula ketika tombol “Send” atau pesawat kertas Anda tekan. MUA (Mail User Agent) selaku “resepsionis” dari email akan menyortir dan memasukkan pesan tersebut dalam antrian pengiriman.

Melalui alamat email yang Anda tuju, MUA akan menentukan rute tercepat. Lalu, proses akan berlanjut ke tahapan pengiriman dengan tujuan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

2. Konfirmasi Email penerima ke SMTP

Sama halnya seperti paket online shop yang akan Anda terima, SMTP dan MTA server Anda akan berkomunikasi seperti halnya paket yang telah sampai ke transit hub kota Anda. Dalam MTA server, paket akan disortir dan dihubungkan ke email Anda untuk mengkonfirmasi penerima dan alamat tujuan sudah benar.

3. Proses Pengiriman ke Email Tujuan

Setelah SMTP menerima list penerima yang tervalidasi, maka proses pengiriman akan berlanjut ke proses pengiriman pesan. Cara kerja mail server akan mengawasi dan memastikan seluruh rute dan proses ini berjalan sesuai arahan dan protokol yang berlaku. 

Namun, pengiriman tidak akan langsung ke alamat tujuan. Sebab, pesan akan disortir ulang ke POP3 atau IMAP layaknya paket yang berhenti di cabang terdekat sebelum dikirim ke penerima.

4. MTP Konfirmasi ke DNS

Paket sudah SMTP bawa dan siap dikirim, langkah selanjutnya adalah konfirmasi pengiriman ke penerima. Mudahnya, proses ini sama seperti kurir menanyakan lokasi pasti dari alamat Anda, SMTP akan berkomunikasi untuk memastikan alamat tujuan dan pengirim.

5. Pesan Anda Terima

Tahapan terakhir dalam cara kerja mail server adalah pesan yang SMTP kirim akan terkoneksi dengan email penerima, setelah proses konfirmasi pesan akan Anda terima. MUA selaku tangan kanan Anda akan memasukkan pesan ke bagian email masuk yang bisa Anda baca tanpa perlu mengunduh dengan bantuan IMAP.

Baca Juga: Apa Itu IMAP? Ini Arti, Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Kerjanya

Sudah Paham Pengertian Mail Server dan Cara Kerjanya?

Pada intinya, mail server berperan penting dalam proses pengiriman surat elektronik. Tak hanya mengkoordinasi protokol dan merutekan jalur pengiriman, namun komponen ini juga menangani penyortiran hingga pengiriman pesan.

Anda perlu menggunakan layanan email hosting yang andal dengan mail server khusus dan menjamin kerahasiaan dan keamanan data. Contohnya layanan dari RackH yang menjamin aktivitas email perusahaan maupun pribadi tidak terganggu, cepat, dan pastinya aman.

Apalagi tim pengawasan dan tim IT dari RackH siap membantu Anda 24/7, sehingga risiko kendala bisa Anda minimalisir. Jam terbang yang tinggi juga menjadi alasan banyak perusahaan dan brand ternama yang menggunakan layanan email hosting dari RackH. Sekarang giliran Anda!