Proses pengiriman email membutuhkan perantara berupa protokol. Saat ini, terdapat salah satu jenis protokol yang paling banyak digunakan oleh pemilik email, yaitu POP3. Email POP3 adalah singkatan dari Post Office Protocol Version 3.

Jika Anda bertanya-tanya apa itu POP3 dan apa fungsi utamanya sebagai protokol, maka Anda sudah datang ke tempat yang tepat. Sebab, artikel ini akan membahas secara lengkap mulai dari definisi, fungsi, kekurangan, hingga cara kerjanya. 

Apa Itu POP3? 

Post Office Protocol Version 3 yang biasa disingkat POP3 adalah mail protocol standar yang berfungsi untuk menerima email dari mail server ke komputer Anda. Penyimpanan pesan pada komputer lokal dan membaca email bisa Anda lakukan saat offline. 

Penggunaan protokol pada akun email akan membuat pesan yang sudah Anda unduh otomatis tersimpan pada penyimpanan lokal dan terhapus dari server email. Sebaiknya Anda melakukan backup data email dari perangkat utama untuk menghindari hilangnya data. 

Pada beberapa perangkat lain, Anda tidak perlu menyimpan email karena akan mengurangi kapasitas disk pada penyimpanan lokal. Secara umum, terdapat dua port yang protokol ini gunakan untuk menghubungi server email, yaitu : 

• Port 110: Port default tanpa menggunakan enkripsi atau non-SSL.
• Port 995: Port yang sudah terenkripsi SSL.

Email POP3 terdiri dari mail server dan client, di mana server berperan sebagai perangkat komputer untuk menyimpan dan mengelola email dari pengguna. Sedangkan email client bertugas untuk mengakses dan membaca email seperti Gmail, Outlook, Yahoo Mail, dan lain sebagainya. 

Baca Juga: Fungsi IMAP dan POP pada layanan Email Hosting Indonesia

Fungsi Protokol POP3

Setelah mengetahui definisinya, lalu apa fungsi dari Post Office Protocol Version 3? Utamanya, fungsi protokol POP3 adalah mengambil email dari server ke client secara otomatis dengan cara mengunduh seluruh email client, lalu menghapus email tersebut dari server. Artinya, email hanya bisa Anda akses dari satu email client saja. 

Selain itu, protokol ini juga berfungsi untuk menghemat ruang penyimpanan pada mail server. Karena setelah proses download dari email server, email otomatis terhapus sehingga server tidak perlu menyimpan banyak email yang menjadi beban kinerja. 

Kekurangan Post Office Protocol Version 3

Walaupun terlihat sangat fungsional, namun protokol ini juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan. Beberapa kekurangan POP3 adalah:

• Tidak ada sinkronisasi antara email server dan client. Artinya, saat pengguna memindahkan atau menghapus email pada email client, maka perubahan tidak akan terlihat pada server maupun client. 
• Tidak bisa mengakses folder lain selain inbox. Sehingga, jika Anda membuat folder khusus pada email client, maka folder tersebut tidak bisa Anda temukan pada email server.
• Email tidak bisa Anda akses dari beberapa perangkat secara bersamaan. Artinya, saat Anda mengunduh email dari server menuju client, maka Anda tidak bisa mengakses email pada smartphone. 
• Semua pesan email tersimpan dalam komputer, sehingga akan mengurangi ruang penyimpanan hardisk komputer. 

Cara Kerja Post Office Protocol Version 3

Secara sederhana, proses kerja protokol ini bermula ketika email terkirim dari komputer ke server email pengirim dengan bantuan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Setelah email terkirim, proses berlanjut menuju ke protokol pull. 

Sebagai koneksi antara server dan client, maka server email meminta nama pengguna kepada client. POP3 adalah protokol yang membutuhkan inisiasi koneksi antara server dan client. Server meminta nama pengguna dari client, kemudian jika berhasil ditemukan maka pesan akan terkirim. 

Baca Juga: SMTP, Protokol Penting untuk Kirim Email Bisnis, Ini Cara Kerjanya

POP3 Adalah Protokol Email yang Praktis!

Pada intinya, POP3 adalah sebuah protokol email yang telah ada sejak lama dan masih menjadi andalan beberapa pengguna. Pemilihan protokol email harus mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi pengguna, terutama dalam hal fleksibilitas, akses multi device, dan keamanan email.

Oleh karena itu, bagi Anda yang membutuhkan layanan server email terbaik, tidak ada salahnya untuk memilih RackH. Bersama RackH, Anda bisa memastikan bahwa email bisnis Anda selalu aktif, aman, dan efisien selama 24 jam.